HRM

Formatie
De provincie hanteert als uitgangspunt dat de organisatie compact, flexibel en efficiënt is. Dat houdt in dat de vaste formatie is afgestemd op de reguliere taken; vast werk door vaste medewerkers, en flexibiliteit wordt versterkt door de inzet van een flexibele schil van externe inhuur. Zoals voor de gehele bedrijfsvoering geldt, is efficiëntie daarbij een wezenlijk uitgangspunt. De formatie is gedimensioneerd op minimale omvang; kwalitatief hoogwaardig en kwantitatief op minimaal niveau. Bij langdurige ziekte, tijdelijke pieken in de werkdruk of bij de behoefte aan specifieke expertise die niet binnen de formatie beschikbaar is, wordt tijdelijk extra capaciteit ingehuurd.

Maar externe inhuur is duurder dan vaste medewerkers. Als er daarom langdurig behoefte is aan eenzelfde soort expertise, kan het efficiënter zijn om deze in de vaste formatie op te nemen. Daarom evalueert de directie op basis van de inhuurgegevens periodiek in samenspraak met het management of bijstelling van de verhouding tussen vaste en flexibele formatie opportuun is.

Eind 2017 is een analyse van de inhuurpatronen gemaakt. Daaruit bleek dat voor ondersteunende taken vooral wordt ingehuurd ter waarneming van zieke medewerkers en openstaande vacatures. De inhuur voor de uitvoering van gebiedsprogramma’s bestaat vooral uit expertise op specifieke deelgebieden die in de vaste formatie ontbreekt. Bijna de helft van de totale inhuur in 2017 hield verband met tijdelijke pieken in de werkdruk. Dit had vooral betrekking op de beleidsvorming (waaronder de Omgevingsvisie) en de uitvoering van Infrastructurele projecten, samen goed voor 60% van de totale inhuur in 2017. Voor deze activiteiten is geconcludeerd dat een uitbreiding van de vaste formatie efficiënter zou zijn.
Verder bleek uit de inhuuranalyse dat bijna tweederde deel van de inhuur betrekking had op concrete projecten en ook uit door Provinciale Staten vastgestelde programma- of projectbudgetten is gedekt. Het resterende deel werd gedekt uit personele budgetten (post tijdelijk personeel). Deze uit de personele budgetten gedekte inhuur bedroeg 10,3% van de totale salarissom.

Participatiewet
In 2017 zijn drie nieuwe participatiekandidaten aan de slag gegaan bij de provincie. Met een totaal aantal van acht participatiemedewerkers, van wie twee inmiddels in vaste dienst, heeft Flevoland in totaal 7,6 fte door participatiemedewerkers bezet. Dat is meer dan de taakstelling van 5 fte die met het IPO in het kader van de banenafspraak is overeengekomen.

Inmiddels is de banenafspraak minder relevant. Omdat de sector overheid achterblijft in het realiseren van de banenafspraken, heeft de regering de zogeheten Quotumwet ingesteld. Deze wet voert een quotumpercentage in, dat het verplichte aantal arbeidsplaatsen voor participatiemedewerkers relateert aan het totaal aantal verloonde uren, en kent (op termijn) een boetebepaling. Voor Flevoland betekent dat een verplichting van 10 fte aan participatiemedewerkers per 31 december 2018.

Automatisering en informatievoorziening
De constatering dat er fundamentele aanpassingen en investeringen in de kwaliteit van de informatievoorziening nodig zijn om onze taken als overheid ook in de toekomst adequaat te kunnen blijven vervullen, was in 2015 de aanleiding tot het instellen van een speciaal programma; de Meerjaren Aanpak Bedrijfsvoering (MAB). Ook in 2017 zijn de nodige verbeteringen doorgevoerd op het gebied van informatievoorziening en ICT, zowel bij de afdeling Informatievoorziening (IV) als via de MAB. Daarbij was er bijzondere aandacht voor de onderwerpen informatieveiligheid en privacy.

Afdeling IV
Voor een toekomstbestendige informatievoorziening is een robuuste afdeling nodig die gestructureerd werkt aan verbeteringen. Daarom is de –in 2016 opgerichte- afdeling Informatievoorziening (IV) opnieuw vormgegeven. In de loop van 2017 zijn vrijwel alle posities binnen deze nieuwe afdeling ingevuld. Daarmee is de afdeling op volle sterkte om de uitdagingen voor de komende jaren aan te kunnen. In 2017 zijn we gestart met de realisatie van de vastgestelde strategie voor de selectie van toeleveranciers voor de ICT. Hierdoor wordt de ICT van de provincie beheersbaarder en flexibeler door (meer) gebruik te maken van ‘cloud’-diensten. Inmiddels worden de eerste applicaties ‘as a service’ afgenomen; in 2018 volgen niet alleen andere applicaties, maar ook de ICT-platforms.

Programma MAB
Een belangrijk deel van de projecten waaraan IV werkt is gebundeld in het programma Meerjaren Aanpak Bedrijfsvoering (MAB), waarvoor Provinciale Staten een specifiek programmabudget ter beschikking stelden. De uitvoering van dit programma, met ruim 30 onderzoeken en projecten, is in 2016 (met ‘plateau 1’) gestart en in 2017 voortgezet (met ‘plateau 2’). In 2017 werden binnen de MAB onder andere de volgende resultaten behaald:

1. Voorbereiding van de upgrade en herinrichting van het documentair informatiesysteem eDocs. Dit grootste IT-project uit het programma is randvoorwaardelijk voor het uitvoeren van een aantal andere grote software-migraties en wordt in het voorjaar van 2018 afgerond. Met deze mijlpaal is de continuïteit van dit voor de provincie belangrijke systeem geborgd.
2. Selectie van een platform voor het ontvangen van e-facturen. Met dit platform is de provincie in staat om digitale facturen (e-facturen) te ontvangen en verwerken. In 2018 wordt deze oplossing gekoppeld aan het financiële systeem van de provincie, zodat e-facturen automatisch kunnen worden ingelezen.
3. Selectie van een oplossing voor e-formulieren. De provincie wil haar diensten en producten in de nabije toekomst zoveel mogelijk digitaal aanbieden. Daarvoor is eind 2017 een ‘formulierenserver’ aangeschaft. Met behulp van deze formulierenserver worden in 2018 de eerste digitale e-formulieren op de website van de provincie beschikbaar gesteld. Burgers en bedrijven kunnen daardoor digitaal diensten en producten aanvragen en afhandelen. Daarmee zijn belangrijke stappen gezet op het speerpunt ‘digitaal zaken doen’.
4. Digitale ondersteuning Omgevingsvisie. Er is een website ontwikkeld die het proces van de totstandkoming van de nieuwe Omgevingsvisie faciliteert.
5. Open data in project ‘Flevoland slimmer!’. Samen met het Waterschap Zuiderzeeland en de gemeenten Lelystad en Almere werkte de provincie twee concrete cases uit op het gebied van open data, die begin 2018 worden gerealiseerd.

De implementatie van de nieuwe Omgevingswet is uitgesteld (tot 1-1-2021), waardoor ook de ontwikkeling van het digitale stelsel is vertraagd en op dit gebied dus minder kon worden gedaan dan voorzien.
Eind 2017 zijn de voorbereidingen getroffen voor plateau 3 van de MAB. Op 24 januari 2018 stelden Provinciale Staten het programmaplan voor dit plateau vast. Daarmee kan de verbetering van de informatievoorziening ook in 2018 verder worden vormgegeven.

Informatieveiligheid
Provincies zijn voor de uitvoering van hun taken steeds afhankelijker van informatiesystemen en informatiestromen. De veiligheid van informatie neemt dan ook een steeds belangrijkere positie in. Informatieveiligheid houdt in dat informatie alleen door de juiste personen is te zien en te gebruiken. Ook dient informatie volledig, juist, actueel en op het juiste moment toegankelijk te zijn. Sinds de ondertekening van het Convenant Interprovinciale Regulering Informatieveiligheid eind 2014 werkt de provincie gericht aan het waarborgen van de informatieveiligheid. Deze lijn is in 2017 krachtig doorgezet. Voor de meest relevante en risicovolle applicaties werden zogenaamde ‘afhankelijkheids- en kwetsbaarheidsanalyses’ uitgevoerd en –waar nodig- verbetermaatregelen vastgesteld en getroffen. Er is (opnieuw) geïnvesteerd in bewustwording bij de afdelingen en medewerkers. Voor het ICT-netwerk werd een tweede penetratietest uitgevoerd. Ook werd het eerder opgestelde plan voor bedrijfscontinuïteit verder verbeterd en afgestemd met het management. De beoogde uitwijkvoorziening kon nog niet worden gerealiseerd; dit is een belangrijk speerpunt voor (voorjaar) 2018. In 2017 is ook een advies en plan van aanpak uitgewerkt voor het verbeteren van het beheer van de toegangsrechten tot applicaties en systemen (‘identity & accesmanagement’). Voor de bewaking van de voortgang van alle verbeteracties is in 2017 een ‘Governance, Risk en Compliance’ tool ingevoerd. Daarnaast zijn er interprovinciaal afspraken gemaakt dat alle provincies volgens de erkende norm ISO27001 gaan werken en zich gaan voorbereiden op certificering. 

Privacy
In mei 2018 wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht. Deze regelgeving geeft burgers een sterkere positie voor wat betreft het gebruik van (zijn) persoonsgegevens. De impact hiervan op organisaties is groot. De provincie bereidt zich hierop voor met een project dat onderdeel uitmaakt van de MAB, met ondersteuning door een externe privacy-expert. In dit kader is het privacybeleid uitgewerkt en vastgesteld, zijn nieuwe procedures uitgewerkt (waaronder het melden van datalekken), de applicaties met persoonsgegevens geanalyseerd, bewerkingsovereenkomsten afgesloten met externe partijen die persoonsgegevens verwerken voor de provincie, de vereiste rollen in de organisatie uitgewerkt (waaronder die van de verplicht gestelde ‘functionaris gegevensbescherming’) en worden managers en medewerkers geïnformeerd en betrokken op basis van een hiervoor opgesteld communicatieplan. Deze werkzaamheden worden in 2018 voortgezet, zodat de provincie de conform de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens essentiële stappen heeft gezet, en gereed is als de Algemene Verordening Gegevensbescherming op 25 mei 2018 in werking treedt.
 
Inkoop en aanbesteding
In 2017 hebben we ons inkoop- en aanbestedingsbeleid geactualiseerd. De nieuwe aanbestedingen dragen, daar waar mogelijk, bij aan de toename van hernieuwbare energieproductie, de vermindering van energieverbruik en milieubelasting, de inzetbaarheid van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en het stimuleren van de bio- en circulaire economie.