Voor de sturing op de kwaliteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering beschikken we over een aantal instrumenten.

Doorontwikkeling planning en control cyclus
Het afgelopen jaar is in Provinciale Staten regelmatig over diverse aspecten van de planning en control cyclus (PenC) gesproken. Provinciale Staten hebben de wens uitgesproken over betere sturingsinformatie te willen beschikken. Via een ingestelde intervisiegroep hebben Provinciale Staten inbreng gehad in de voorstellen. Vervolgens hebben we voorstellen aan de commissie Bestuur voorgelegd. De huidige cyclus is het uitgangspunt. Ter verbetering van de sturing en verantwoording is een perspectiefnota op hoofdlijnen geïntroduceerd. Ook is besloten het moment waarop de zomernota wordt aangeboden te wijzigen. Voor een betere budgettering (methoden, raming en planning) en het verbeteren van de sturing en monitoring zijn eveneens voorstellen gedaan aan Provinciale Staten; een traject om te komen tot een verbetering van de indicatoren is in gang gezet.

Interne beheersing
Net als voorgaande jaren besteedt de accountant tijdens zijn controle aandacht aan de interne beheersing. De accountant constateert dat de interne controle waarop hij zich baseert van een blijvend goed niveau is en dat wij continu werken aan verbetering van de interne beheersing. Ook op het gebied van de informatievoorziening en de informatieveiligheid heeft de provincie veel werk verzet en een kwaliteitsslag gemaakt. Onze bekendheid met fiscale aspecten is adequaat. Het beschrijven van (kritische) processen en het uitvoeren van interne controles is een continu proces.
 
Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid
Het college onderzoekt op grond van de Provinciewet periodiek de effectiviteit en efficiëntie van het eigen handelen. De onderwerpen voor dergelijke 217a onderzoeken worden door het college gekozen en daarover worden Provinciale Staten geïnformeerd. Ook over de resultaten van deze onderzoeken worden Provinciale Staten geïnformeerd. De afgelopen jaren hebben we onderwerpen op het gebied van samenwerking gekozen.  In 2016 en 2017 zijn we samen met de Staten nagegaan hoe de samenwerkingsrelatie tussen Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten kan worden verstevigd. Daarvoor zijn werkgroepen in het leven geroepen. Daarnaast is in 2017 een onderzoek gestart naar een eigentijds financieringsinstrumentarium.
Beide onderzoeken worden in het voorjaar 2018 afgerond.

Aanbevelingen Randstedelijke Rekenkamer
Hieronder wordt kort ingegaan op de implementatie van de aanbevelingen die de Randstedelijke Rekenkamer (RRK) in de afgelopen vijf jaren heeft gedaan op de diverse onderwerpen van onderzoek, voor zover deze niet reeds voor 2017 opgevolgd zijn.

Duurzaam inkopen (2012)
De overgenomen aanbevelingen zijn gedeeltelijk uitgewerkt door in de processen en systemen aspecten van duurzaamheid te verwerken. Verder is duurzaamheid uitgewerkt in het geactualiseerde inkoopbeleid (2017); ook vanuit de Staten is het college gevraagd extra aandacht aan duurzaamheid en fair trade te besteden.

IFA (2013)
Met ingang van de jaarrapportage 2014 zijn per project indicatoren opgenomen. De indicatoren en de realisatie maken onderdeel uit van de jaarrapportages. Zo wordt de aanbeveling om tussentijds inzicht te geven in de realisatie opgevolgd. Daarmee zijn de aanbevelingen geïmplementeerd. In verband met het beëindigen van het eerste IFA-programma wordt dit jaar voor het laatst gerapporteerd over de indicatoren.

Geheimhouding (2014)
De overgenomen aanbevelingen passen wij toe. In 2015 hebben de griffie en de organisatie veel aandacht besteed aan het uitwerken van de proceskant van geheimhouding. Vervolgens is consequent gestuurd op het opnemen van de grondslag en argumentatie voor geheimhouding op basis van de Wet openbaarheid bestuur in besluitvormingsnota's en mededelingen. De afgelopen tijd zijn de stukken waar geheimhouding is opgelegd getoetst. En waar dat kan wordt een voorstel met het verzoek tot opheffen van de geheimhouding opgesteld.  

Doeltreffendheid TMI regeling (2015)
De laatste jaren zijn diverse onderzoeken gedaan naar de TMI regeling. De conclusies en aanbevelingen uit diverse onderzoeken zijn betrokken bij de uitwerking van het nieuwe Uitvoeringsprogramma Financiering & Support MKB. De aanbevelingen hebben geholpen bij de ontwikkeling van nieuwe instrumenten.

Financieel toezicht op gemeenschappelijke regelingen (2015)
De overgenomen aanbevelingen van de RRK zijn geïmplementeerd.

Informatieveiligheid (2016)
Zoals was toegezegd is aanvullende informatie opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering van de Programmabegroting 2018 en in deze jaarstukken. Daarnaast zijn de aanbevelingen betrokken bij de diverse verbetertrajecten voor informatievoorziening. De rollen en verantwoordelijkheden en de functiescheiding in de organisatie zijn verder uitgewerkt en worden geïmplementeerd. Ook de aanbeveling aan Gedeputeerde Staten om te zorgen voor de nodige generieke maatregelen en aandacht voor risicoanalyse is opgepakt.

Geluidhinder (2016)
Naar aanleiding van het advies van de Randstedelijke rekenkamer over geluid op provinciale wegen hebben Provinciale Staten in 2016 (proces) afspraken gemaakt over de aanpak van geluidknelpunten. De toename van mobiliteit leidt tot meer geluidknelpunten. Bij de uitwerking van het Actieplan Geluid 2018-2023 wordt de aanpak van de geluidknelpunten in commissieverband besproken. Er zijn extra middelen opgenomen in de Begroting 2018 ter uitvoering van dit actieplan.

Stiltegebieden (2016)
De aanbevelingen beogen de agendering van het onderwerp. Intussen is over de toepassing van de Wet geluidhinder doorgesproken. Daarbij is de bestaande beleidslijn gecontinueerd. Bij de (beleidsneutrale) omzetting van het vigerende beleid komt dit onderwerp terug.

Sturing BRZO (2016)
De overgenomen aanbevelingen hebben wij opgepakt. De aanbevelingen over de kwaliteitsverordening VTH (Vergunningverlening, toezicht en handhaving) en over het ondermandaat zijn afgerond.

Natuurcompensatie (2017)
Het complexe beleidsveld rond natuurcompensatie is in kaart gebracht en inzichtelijk gemaakt. De provincie Flevoland heeft gekozen voor een beperkte regierol. Op basis van de aanbevelingen zijn we overgegaan tot het inzichtelijk maken van de (kwaliteit van de) natuurcompensatie en de geboekte resultaten.

Beheer wegen en kunstwerken (2017)
Uit dit vervolgonderzoek blijkt dat Flevoland een grote ontwikkeling op dit gebied heeft doorgemaakt ten opzichte van het eerste onderzoek (2009). Er is een integraal beheerssysteem op basis waarvan de programmering sterk is verbeterd. Aan de aanbevelingen wordt gewerkt en deze worden betrokken bij de herziening van de Strategische uitvoeringsplannen (2019).

Samenwerking
Flevoland heeft met de provincies Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht initiatieven ontwikkeld voor samenwerking in de bedrijfsvoering. Deze samenwerking heeft concrete resultaten opgeleverd zoals gezamenlijke activiteiten op het gebied van management development, werving van personeel en fiscaliteit. Daarmee is de samenwerking in de bestaande bedrijfsvoering verankerd. Voor de initiatiefnemers is dit aanleiding geweest om de voor dit doel gecreëerde projectstructuur te beëindigen en de P4-samenwerking in de reguliere bedrijfsvoering verder vorm te laten krijgen.        

Integriteit
Ambtelijke integriteit
Kwetsbare functies
Om de integriteitsrisico’s bij kwetsbare functies te beperken heeft de provincie een aanvullende beheersmaatregel getroffen. Personen die voor een aanstelling op een kwetsbare functie in aanmerking komen, dienen een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Het overleggen van een VOG is een vereiste voor zowel vaste medewerkers als inhuurmedewerkers die een kwetsbare functie vervullen. Bij het niet voldoen aan deze vereiste kan de provincie iemand afwijzen voor de betreffende functie.

Integriteitsbeleidsplan
Vertrekpunt voor het uitvoeren en monitoren van het integriteitsbeleid zijn de visie en de doelstellingen op het gebied van integriteit. De provincie kent diverse regelingen, maatregelen en instrumenten die zijn gericht op het bevorderen en bewaken van de ambtelijke integriteit. Om die verschillende beleidsonderdelen op een samenhangende en overzichtelijke manier bij elkaar te brengen is een beleidsplan in voorbereiding, waarin ook de activiteiten en maatregelen voor de komende jaren zijn beschreven. De vaststelling van het beleidsplan door Gedeputeerde Staten is begin 2018 voorzien.

Melden van geschenken
Het provinciaal beleid schrijft voor dat relatieschenken met een waarde van € 50 of meer gemeld dienen te worden. In 2017 zijn 52 relatiegeschenken aangemeld bij de provinciesecretaris.

Melding vermoeden van misstanden
In 2017 zijn geen meldingen van vermoedens van misstanden gedaan bij de provinciesecretaris of bij de externe vertrouwenspersoon Integriteit.

Ambtseed
Vaste medewerkers dienen bij indiensttreding de ambtseed of –belofte af te leggen. In 2017 hebben 60 nieuwe medewerkers de ambtseed of –belofte afgelegd.

Bestuurlijke integriteit

De wettelijke verantwoordelijkheid voor de bestuurlijke integriteit berust bij de commissaris van de Koning. Het college van Gedeputeerde Staten heeft een tweedaagse gehouden die in het teken stond van integriteit en bestuurlijke veiligheid. In 2017 zijn geen meldingen gedaan van een vermoeden van integriteitsschendingen door leden van Gedeputeerde Staten.