Leeswijzer
Doelstelling jaarstukken
De jaarstukken zijn een belangrijk instrument voor Provinciale Staten. Hierin leggen wij verantwoording af over gerealiseerde doelstellingen, uitgevoerde activiteiten en de inzet van de financiële middelen die de provincie ter beschikking stond. De jaarstukken zijn daarmee ook een belangrijk instrument om inhoud te geven aan de controlerende rol van Provinciale Staten.
Plaats jaarstukken in de planning en control cyclus
In de programmabegroting wordt vastgelegd wat de provincie wil bereiken, wat daarvoor wordt gedaan en welke financiële middelen daarvoor beschikbaar worden gesteld. De programmabegroting wordt door Provinciale Staten vastgesteld. Een en ander wordt in financiële zin verder uitgewerkt in de productenraming , die door Gedeputeerde Staten wordt vastgesteld.
Tussentijds kunnen plannen worden bijgesteld aan actuele ontwikkelingen. Dat kan als onderdeel van de reguliere cyclus gebeuren via de perspectiefnota en de zomernota , maar ook tussentijds op basis van door Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten genomen besluiten. Indien deze bijstelling financiële consequenties kent dan wordt met dat besluit eveneens een begrotingswijziging door Provinciale Staten vastgesteld (of in mandaat door Gedeputeerde Staten, conform de financiële verordening).
In de jaarstukken wordt eindverantwoording afgelegd over de uitvoering van de ambities, zoals verwoord in de programmabegroting en eventueel bijgesteld bij de perspectief- en zomernota of separate voorstellen. Er wordt aangegeven in welke mate de doelstellingen zijn gerealiseerd en er wordt verantwoording afgelegd over daarvoor uitgevoerde activiteiten en de inzet van financiële middelen. Dit document dient ter ondersteuning van de controlerende rol van Provinciale Staten.
Structuur jaarstukken
De structuur van de jaarstukken wordt bepaald door wettelijke en niet wettelijke vormeisen.
Wettelijke vormeisen: het BBV
Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bevat vormeisen voor de jaarstukken. Deze dient de volgende onderdelen te bevatten:
- een programmaverantwoording , waarin per beleidsprogramma een verantwoording wordt gegeven over de beoogde maatschappelijke effecten en de wijze waarop getracht is deze te verwezenlijken;
- de paragrafen , bedoeld als nadere toelichting op onderwerpen die van wezenlijk belang zijn voor het inzicht in de financiële positie. Zij geven een verantwoording over de beleidsuitgangspunten van beheersmatige activiteiten en lokale heffingen weer. De wettelijk verplichte paragrafen zijn: Lokale heffingen, Weerstandsvermogen en risicobeheersing, Onderhoud kapitaalgoederen, Financiering, Bedrijfsvoering, Verbonden partijen en Grondbeleid. Daarnaast kunnen Provinciale Staten besluiten additionele (informatie in de) paragrafen op te nemen. Zo nemen we op verzoek van Provinciale Staten in de paragraaf bedrijfsvoering een ‘follow-up’ op van de aanbevelingen van de Randstedelijke Rekenkamer;
- een jaarrekening welke opgebouwd is uit een jaarrekening op hoofdlijnen , een overzicht van baten en lasten [1] , dat alle baten en lasten van de in de programmaverantwoording opgenomen activiteiten bevat, en een balans met toelichting . De jaarrekening vormt de basis voor de controle op de rechtmatigheid en het getrouwe beeld door de accountant.
Niet-wettelijke vormeisen Autorisatie Mandaatverlening 1. Gedelegeerde reserves 2. Gemandateerde begrotingswijzigingen Om Provinciale Staten volledig op de hoogte te stellen van de gemandateerde begrotingswijzigingen, stellen Gedeputeerde Staten haar van gemandateerde wijzigingen in kennis (via de besluitenlijst). Bij de vaststelling van de Programmabegroting 2018 hebben Provinciale Staten besloten om Gedeputeerde Staten mandaat te verlenen om begrotingswijzigingen vast te stellen die betrekking hebben op oormerken in de stelpost Nieuw Beleid en de reserve Strategische projecten, voor zover deze voortvloeien uit de Perspectiefnota 2017 (met uitzondering van het onderdeel Energieagenda). Omdat dit mandaat van toepassing is op de uitvoering in 2018 en latere jaren heeft dit nog geen impact op de Jaarstukken 2017. Verklaring resultaat per programmaonderdeel [1] Door afronding in duizendtallen, kunnen kleine afrondingsverschillen ontstaan in en tussen de verschillende tabellen.
Ieder hoofdstuk uit de programmaverantwoording begint met een korte introductie op het hoofdstuk, een beschrijving van de met het programma beoogde effect, een overzicht van de indicatoren en de doelenboom. Per programmaonderdeel worden vervolgens de doelen, doelrealisatie en de daarbij uitgevoerde activiteiten beschreven aangevuld met, indien van toepassing, een duiding van de risico’s en beheersmaatregelen bij dit doel. Tot slot volgt een overzicht van de aangewende middelen[2] en een verklaring bij het verschil tussen de rekening en de begroting na wijziging. Met deze werkwijze sluiten we aan bij het voorschrift van het BBV om binnen de programmaonderdelen onderscheid te maken in de 3 w-vragen (Wat hebben we bereikt, Wat hebben we daarvoor gedaan, Wat heeft het gekost).
De programmabegroting (inclusief programmaplan, paragrafen en financiële begroting) wordt vastgesteld door Provinciale Staten. Het financiële autorisatieniveau van de programmabegroting ligt per programmaonderdeel op het totaal van lasten en baten. Dit houdt in dat Gedeputeerde Staten per programmaonderdeel niet meer mogen besteden dan het voor dat onderdeel geraamde totaal van de lasten (begroting na wijzigingen). In deze jaarstukken verantwoorden wij in hoeverre wij binnen het geautoriseerde bedrag blijven.
Door eerdere besluitvorming van Provinciale Staten zijn er uitzonderingen ontstaan op de algemene lijn zoals hiervoor beschreven. Deze uitzonderingen hebben betrekking op gedelegeerde reserves en gemandateerde begrotingswijzigingen.
De provincie beschikt over een aantal reserves. Het besteden van de middelen binnen deze reserves is voorbehouden aan Provinciale Staten. Dit houdt in dat wij eerst een voorstel aan Provinciale Staten moeten voorleggen, alvorens wij verplichtingen ten laste van reserves aan mogen gaan.
Provinciale Staten hebben uit oogpunt van het vergroten van de doelmatigheid en slagvaardigheid van de provincie, bij het vaststellen van de Nota reserves en voorzieningen 2015-2019 (Provinciale Staten van 16 december 2015) besloten de beslissingsbevoegdheid tot besteding en het aangaan van verplichtingen voor een aantal reserves bij Gedeputeerde Staten neer te leggen. Het betreft hier de reserves Personeel, Sportaccommodaties c.a., Gladheidsbestrijding, Flevokust Haven, Doorgeschoven activiteiten en Mobiliteit. Nadien is bij het instellingsbesluit van de reserve Economisch Programma besloten deze te delegeren aan Gedeputeerde Staten. De besteding van de gedelegeerde reserves vindt plaats in overeenstemming met de doelstellingen die Provinciale Staten daarvoor hebben vastgelegd.
Provinciale Staten hebben – via de Financiële verordening provincie Flevoland – het college gemandateerd om de onderstaande begrotingswijzigingen door te voeren. Dit heeft tot doel om het aantal begrotingsmutaties dat in de loop van een begrotingsjaar via een begrotingswijziging ter vaststelling aan Provinciale Staten wordt voorgelegd, te verlagen. In veel gevallen gaat het om technische (detail)wijzigingen of wijzigingen waarbij de provincie geen beïnvloedingsmogelijkheden heeft. Het gaat daarbij om de volgende typen wijzigingen:
Om praktische redenen worden in het jaarverslag enkel verschillen boven de € 100.000 tussen begroting na wijziging en realisatie, op het niveau van afzonderlijk de baten en lasten, per programmaonderdeel toegelicht. Ter verhoging van de informatiewaarde hebben wij hieraan toegevoegd of de afwijking effect heeft op een reserve of op het rekeningsaldo. In de jaarrekening komt deze verklaring op hoofdlijnen terug.
[2] In het overzicht van de middelen bestaat de kolom ‘begroting 2017 ontwerp’ uit de vastgestelde Programmabegroting 2017 (boekwerk) plus de 1ste begrotingswijziging 2017 (doorwerking Zomernota 2016).